Erasmus+ Goes Digital – European Student Card Initiative

Die Digitalisierung im Programm Erasmus+ ist ein großes Thema für die Zukunft der europäischen Hochschulzusammenarbeit. Um hier digitale Entwicklungen zeitgerecht zum Start des neuen Programms zur Verfügung zu haben, hat die Europäische Kommission bereits verschiedene Projekte unterstützt. Diese einzelnen Projekte wurden nun unter der "European Student Card Initiative" zusammengefasst, deren Umsetzung in der Europäischen Kommission einen hohen Stellenwert besitzt.

Diese Initiative soll die bestehenden Einzelprojekte miteinander verknüpfen und so zu einer Reduktion des Verwaltungsaufwandes im Programm Erasmus+ führen.

Eine Herausforderung dabei ist, gemeinsame Werkzeuge zu entwickeln, die alle Prozesse an allen teilnehmenden Hochschuleinrichtungen gleichermaßen abbilden können. Daher wurden die in den einzelnen Projekten zu Grunde gelegten Prozesse auf ein Minimum reduziert. Dadurch sind alle Hochschuleinrichtungen aufgefordert, die an ihrer Einrichtung implementierten Prozesse dahingehend zu analysieren, inwieweit sich eine Vereinfachung positiv auf alle Ebenen auswirken könnte. An der Hochschuleinrichtung sollten Sie sich immer die Frage stellen: Sind wirklich alle Verwaltungsschritte in der momentanen Form notwendig? Durch welche Änderung könnte man den einen oder anderen Schritt weglassen?

Die "European Student Card Initiative" möchte:

• Die Systeme verbinden, um über das Erasmus Without Paper-Netzwerk einen sicheren Datenaustausch zu ermöglichen.
• Die Erasmus+ App als einen "Single Point of Entry" für Studierende einführen.
• Einen "Europäischen Studierendenausweis" und eine Europäische Studierenden-eID etablieren.

Um die Ziele zu erreichen gliedert sich die Initiative in zwei große Blöcke:

Dem Block "Digitalising and streamlining student mobility administration processes" sind folgende Projekte/Tools zuzuordnen:

• Erasmus Without Paper (EWP)
• Erasmus+ Dashboard
• Erasmus+ Mobile App

Dem Block "Rolling out the 'European Student Card' and enabling easier and faster access to campus and other services" sind folgende Projekte/Tools zuzuordnen:

• European Student Card project
• MyAcademicID / EDSSI (European Digital Student Service Infrastructure)

Im Rahmen des ersten Erasmus Without Paper Projekts wurden drei wesentliche Bausteine zur digitalen Abwicklung von Erasmus+ Mobilitäten entwickelt: ein Register der teilnehmenden Hochschulen zur einfachen Verknüpfung mit Partnerhochschulen, einen Datenstandard zur Übermittlung von Mobilitätsdaten, sowie technische Protokolle zur Verbindung und Übermittlung der relevanten Daten (APIs).

In einem zweiten Projekt wurde das EWP-Netzwerk etabliert. Hinter dem EWP-Netzwerk verbirgt sich eine Netzwerkstruktur zum sicheren Austausch von Daten zu Erasmus+ Mobilitäten zwischen bestehenden Datenbanken. Dabei ist es egal, von wem oder wo diese Datenbanken betrieben werden. Über das EWP-Netzwerk werden weder Dokumente ausgetauscht noch werden Daten gespeichert.

Für die Teilnahme der Hochschuleinrichtungen an EWP wurden drei Szenarien entworfen:

• keine eigens dafür entwickelte Software zum Management der Mobilitäten vorhanden (also z. B. via E-Mail und "Excel"-Liste)
• eigene, an der Hochschuleinrichtung entwickelte Softwarelösung
• Software von kommerziellen Anbietern (z. B. MoveOn, Mobility online, etc.).

Es ist von der Europäischen Kommission vorgesehen, dass die Nutzung von EWP in der kommenden Programmgeneration ab dem Studienjahr 2022/2023 stufenweise verpflichtend zu verwenden sein wird:

Die Inter-institutional Agreements werden grundsätzlich in elektronischer Form abgeschlossen. Sollte dies noch nicht möglich sein, dann bestehen folgende Möglichkeiten:
      Bei IIAs:

• neue Interinstitutionelle Vereinbarungen (inkl. Verlängerungen) werden ab dem 1. Jänner 2023 nur mehr in elektronischer Form via EWP-Netzwerk abgeschlossen. Sollten jedoch technische Probleme auftreten, die diese Umsetzung verhindern sollen, werden Maßnahmen ergriffen, um die betroffenen Hochschulen gezielt zu unterstützen.
  Nach Möglichkeit sollten IIAs auch schon vor dem 31. Dezember 2022 in elektronischer Form abgeschlossen werden. Wenn dies noch nicht möglich ist, sind auch E-Mails und Papierversionen der IIAs möglich.
  Bereits via E-Mail oder PDF abgeschlossene IIAs bleiben auch nach dem 31. Dezember 2022 gültig!
  Sobald die beiden Partner dazu in der Lage sind, sollten die abgeschlossenen Vereinbarungen in eine digitale Form via EWP umgewandelt werden – eine fixe Deadline dafür existiert momentan nicht.

     Bei LAs:

• alle neuen Learning Agreements werden ab dem 1. Jänner 2023 digital via EWP abgeschlossen. Sollten jedoch technische Probleme auftreten, die diese Umsetzung verhindern sollen, werden Maßnahmen ergriffen, um die betroffenen Hochschulen gezielt zu unterstützen. Sollten die IT-Systeme der Partnereinrichtungen für den digitalen Austausch noch nicht bereit sein, können Learning Agreements für Mobilitäten, die ab dem 1. Jänner 2023 beginnen (und wo die LAs vor Ende dieses Jahres abgeschlossen wurden/werden) weiterhin via E-Mail ausgetauscht werden.

Mehr Informationen direkt von der Kommission finden Sie in den Dokumenten: Annex 1 (Q&A on the digitalisation timeline), Annex 2 (European Student Identifier factsheet), Annex 3 (Interoperability Action plan) und Annex 4 (EWP statistical data collection), sowie in den zwei Webinaren, welche im Herbst 2022 organisiert wurden:

• Updates for EWP Dashboard users
• Updates for third party/inhouse software users

Vorlagen zu den IIAs und weitere Informationen dazu finden Sie auf dieser Seite.

Ein Tutorial zum Erstellen von IIAs mit Hilfe des Dashboards finden Sie auf Youtube.

Weitere Details zu Erasmus Without Papers finden sich im EWP Competence Center.

Informationen für Entwickler und Entwicklerinnen finden Sie im EWP developer portal und im Erasmus Without Paper GitHub repository.

Das Erasmus+ Dashboard ist eine der kostenfreien Online-Plattformen zum Management der Daten zu Mobilitäten und den zugrunde liegenden Verträgen. Sie wurde im Auftrag der EU-Kommission für Hochschulen entwickelt, die weder mit einer eigenen Software zur Verwaltung ihrer Mobilitäten, noch mit einer Software von Drittanbietern arbeiten (also z. B. via E-Mail und "Excel"-Liste).

Das Erasmus+ Dashboard ermöglicht es unter anderem, Online Learning Agreements zu initialisieren, zu prüfen, abzulehnen, zu kommentieren, herunterzuladen und zu unterzeichnen.

Weiters sollen im Erasmus+ Dashboard via des Inter-institutional Agreement Managers (IIAM) die Inter-institutionellen Vereinbarungen (IIA) für das neue Programm abgeschlossen werden können.  Bitte registrieren Sie ihre Hochschule beim Erasmus+ Dashboard.

IIAs werden digital über den IIAM abgeschlossen.

Weitere Informationen zu den Vorlagen der IIAs finden Sie auf dieser Seite.

Im Zuge der Implementierung des IIAM in das Erasmus+ Dashboard wurde bereits die Anbindung an das EWP-Netzwerk umgesetzt. Somit sollte ein Informationsaustausch zwischen dem Erasmus+ Dashboard und anderer, am EWP-Netzwerk angeschlossener Systeme möglich sein.

Tutorial zum Dashboard finden Sie auf Youtube:

• Start using the Erasmus Dashboard

• Managing OLA on the Erasmus Dashboard

• Creating, changing and signing IIA

Außerdem werden über das Erasmus+ Dashboard die Informationen, die über die Erasmus+ App den Studierenden zur Verfügung gestellt werden, erfasst und verwaltet. Zusätzlich werden Sammelmails und Push-Nachrichten via App an die registrierten Studierenden versendet werden können.

Zwei Online Konferenzen zur E+App:

• Erasmus+ at students’ fingertips – the Erasmus+ App is here

• Meet the #Erasmus+ App vol. II - for IROs I Erasmus Goes Digital Webinar Series 2021

Weitere Informationen zu Funktionen des Dashboards finden Sie im EUF-WIKI für das Dashboard.

Das OLA ermöglicht es Studierenden und Hochschulen Learning Agreements (LA) online zu erstellen und abzuschließen.

Die Learning Agreements können von den Hochschuleinrichtungen angenommen oder abgelehnt werden. Im Falle einer Ablehnung ist genau anzugeben, warum die Ablehnung erfolgt ist. Egal, ob Sending Insititution oder Receiving Institution das Learning Agreement abgelehnt haben, muss die/der Studierende die Änderungen vornehmen und die Bearbeitungskette startet erneut (Studierender > Sending Institution > Receiving Institution).

Über Änderungen im Prozess werden alle Beteiligten per E-Mail benachrichtigt. Zudem werden im Änderungsprozess alle Unterschriften gelöscht, wodurch sichergestellt wird, dass nur die jeweils letztgültige Version unterschrieben ist.

Achtung: Digital unterschrieben bedeutet derzeit, dass am Bildschirm die persönliche Unterschrift in einem speziellen Feld mit der Maus/einem Stift/dem Finger (je nach Gerät/Bildschirm) geleistet und dann in der PDF-Version des LA als Bild dargestellt wird. Es handelt sich nicht um eine digitale Signatur im Sinne der Handy-Signatur oder Bürgerkarte! Wird das OLA über das Erasmus+ Dashboard von Sending-/Receiving Instituion bestätigt, so erscheint im pdf-Dokument die Wortmarke EWP.

Mitte Oktober 2020 wurde das Online Learning Agreement einem Relaunch unterzogen. Eine Anmeldung der Studierenden ist damit vorerst eigentlich nur mehr via Anbindung der Hochschulsysteme an eduGain möglich.

Die "alten" Online Learning Agreements erreich Sie unter folgender URL: https://www.archive.learning-agreement.eu/student/home/login.php

Spätestens ab dem 31.12.2022 sind lektronische Learning Agreements zu verwenden.

Tutorials zu OLA finden Sie auf Youtube:

• Logging into your Online Learning Agreement

• Creating your Online Learning Agreement

• Making changes to your Online Learning Agreement

• Managing OLA on the Erasmus Dashboard

EUF hat ein Paket mit OLA Schulungsunterlagen vorbereitet, welches Sie hier herunterladen und bearbeiten können.

Die Erasmus+ App für mobile Endgeräte soll Erasmus+ Studierende vor, während und nach ihrem Auslandsaufenthalt mit Informationen und Funktionen begleiten. Beispielsweise können Studierende über die Erasmus+ App den Status ihres Online Learning Agreements im Auge behalten.

Darüber hinaus kann die Erasmus+ App spezifische Informationen aus den Heim- und Gasteinrichtungen der Studierenden anzeigen, die die Einrichtungen über das Erasmus-Dashboard bearbeiten können – das sind z. B. allgemeine Informationen zum Erasmus-Aufenthalt und wichtige Termine im Bewerbungsprozess.

Außerdem können Studierende mit der Erasmus+ App Push-Benachrichtigungen von ihren Einrichtungen erhalten und sind so über wichtige Ereignisse (z. B. auch Warnungen vor allgemeinen Gefahrensituationen) informiert.

Weitere Informationen zu Funktionen der E+App finden Sie im EUF-WIKI für die E+App.

Der Zweck von EMREX mit dem elektronischen Datenaustausch besteht darin, Einzelpersonen in die Lage zu versetzen, ihre eigenen Studierendendaten zu kontrollieren und während der gesamten Lebensdauer grenzüberschreitend für verschiedene Zwecke auszutauschen.

Studierende: Einzelne Studierende, die eine schnelle, sichere und digitale Übertragung ihrer Leistungsnachweise wünschen.

Institutionen: Studierende können über das EMREX-Netzwerk grenzüberschreitend ihre akademischen Zeugnisse Institutionen, Arbeitgebern und anderen Einrichtungen zur Verfügung stellen.

So wäre der Prozess für Studierende vorgesehen: Die Studierenden loggen sich beim EMREX Client an der Heimathochschule (Web-Anwendung) ein und fordern die Resultate der erbrachten Leistungsfestellungen von der Gasthochschule an. Das Student Mobility Plug-in (SMP) fragt bei der Registerdatenbank EMREG (einzig zentralisierte Komponente, Server derzeit in Norwegen) den zuständigen National Contact Point (NCP) ab. Am NCP (Web-Anwendung) loggen sich die Studierenden nochmals ein (bessere Absicherung), um Resultate von der nationalen Resultat-Datenbank bzw. direkt von der Gasthochschule abzurufen. Resultate werden über den NCP an den EMREX-Client übergeben und von den Studierenden über den Client in das SIS (Student Information System) der Heimathochschule importiert.

Beim European Student Card-Pilotprojekt wird einerseits das "Co-branding" der bestehenden Studierendenausweise mit den Merkmalen eines europäischen Studierendenausweises und andererseits der gesicherte Abgleich z. B. des Status von Studierenden über Grenzen hinweg verfolgt.

In einem zentralen Register (ESC-R) werden die Nummer und die Gültigkeit des Studierendenausweises hinterlegt. Das lokale Kartenmanagementsystem kann dann beim ESC-R den Status des/der Studierenden (Gültigkeit des Ausweises) anfragen und so z. B. die Entlehnung eines Buches aus der Bibliothek ermöglichen.

Außerdem soll durch die Anbringung eines Hologramms auf den Ausweisen die Fälschungssicherheit der Karten erhöht werden.

Das Projekt MyAcademicID baut auf dem Pilotprojekt zur European Student Card auf. Ziel dieses Projekts ist die eindeutige Identifizierung von Studenten durch eine eID. Diese eID ist das Ergebnis einer Verbindung des "European Student Identifiers" (ESI, aus dem European Student Card-Projekt) mit dem bereits bestehenden, global agierenden eduGAIN-Inter-Förderations-Service (eduGAIN wurde zum sicheren Austausch von Identitäts-, Authentifizierungs- und Autorisierungs-Informationen zwischen beteiligten Föderationen ins Leben gerufen). Die eID soll auch „eIDAS“ (siehe EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) kompatibel und verbunden sein.

Das Nachfolgeprojekt dazu ist EDSSI (European Digital Student Service Infrastructure), ein komplexes Projekt, das die Arbeit vieler anderer Initiativen zur Digitalisierung der Hochschulbildung – sogenannte Bausteine – fortsetzt. Es wird eine IT-Infrastruktur bereitstellen, die in der Lage ist, Erasmus+ Studierendendaten auf zuverlässige Weise auszutauschen und vielen Akteuren einen sicheren Zugang zu elektronischen Diensten und Tools für die Studierendenmobilität zu ermöglichen.

EDSSI wird die Identifizierung und Authentifizierung von Studierenden sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an beliebigen Mobilitätsmanagement-Systemen sicherstellen. Auch Hochschuleinrichtungen, die nicht an eduGAIN teilnehmen, können so die Tools der ESCI nutzen.

Tutorials zur Verwendung des IdP of last resort finden sie auf Youtube:

• IdP of Last Resort: Student Registration Flow

• IdP of Last Resort: Registration Flow for IROs

Weitere Informationen zu MyAcademicID finden Sie im EUF-WIKI.