FAQs Durchführung von Erasmus+ Mobilitätsprojekten im Hochschulbereich im Kontext von COVID-19 (KA103 & KA107)

Allgemeine Fragen

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Zugelassene und förderfähige Mobilitätsarten

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Außergewöhnliche Kosten (exceptional costs) und Förderung für Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit

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  • „Außergewöhnliche Kosten“ ist eine Kostenkategorie bei Erasmus+ Projekten zur Abdeckung von bestimmten Kosten innerhalb eines Projekts, die nicht durch andere Kostenkategorien abgedeckt werden können. Diese Kostenkategorie spielt im Bereich Erasmus+ KA1 Hochschulbildung für die Abwicklung und Finanzierung der Projektinhalte normalerweise nur eine untergeordnete Rolle. In der momentanen Situation können jedoch Fördermittel aus anderen Budgetkategorien umgeschichtet werden, um Ausgaben Ihres Projekts über die Kategorie außergewöhnliche Kosten zu finanzieren.

  • Hochschulen können eine Rückerstattung von bis zu 75% der Kosten, die im Zusammenhang mit dem Kauf und/oder der Anmietung von notwendiger Ausrüstung und/oder Dienstleistungen für die Durchführung von virtuellen und kombinierten Mobilitätsaktivitäten (blended mobility) entstanden sind, für die Abrechnung von außergewöhnlichen Kosten geltend machen. Die gewährte Unterstützung soll in erster Linie die Miete bzw. Anschaffung zur Anpassung der Ausrüstung und/oder Dienstleistungen vorübergehender Art umfassen (d.h. für die Dauer des Projekts), und nicht die normale Büroausstattung oder Geräte, die normalerweise von den teilnehmenden Organisationen außerhalb des Projektumfangs verwendet werden. Nicht möglich ist eine Verwendung zur Finanzierung von Einzelpersonen, die aufgrund von Covid-19 keine physische Mobilität durchführen konnten (z.B. ein „Honorar“ für via Fernlehre durchgeführte Lehrtätigkeit von Hochschulpersonal).

  • Sie können für Ihr Projekt bis zu 10 % der bewilligten Mittel aus jeder Budgetkategorie in die Kategorie außergewöhnliche Kosten übertragen – auch wenn Ihnen ursprünglich keine Mittel für diese Budgetkategorie bewilligt wurden.

  • In MT+ geben Sie unter dem Reiter „Budget“ im Feld für „exceptional costs“ maximal 75 % der Echtkosten der getätigten finanziellen Aufwendungen an. Für den Fall eines Audits muss eine vollständige Dokumentation der Ausgaben vorliegen. Diese muss eine Erläuterung der Notwendigkeit der Kostenerstattung und Nachweise der Zahlung der entstandenen Kosten auf Grundlage von Rechnungen, die den Namen und die Adresse der rechnungsausstellenden Stelle, den Betrag und die Währung sowie das Rechnungsdatum enthalten, beinhalten.

  • Die Nationalagentur hat wie in den vergangenen Jahren ein Budget für die Förderung von Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit reserviert. Dieses Budget kann auch für die Anschaffung von Equipment und Dienstleistungen, die von Personen mit Behinderung für die Teilnahme an virtuellen Kursen benötigt werden, verwendet werden. Die Hochschulen können wie gewohnt einen Antrag bei der Nationalagentur für einen Sonderzuschuss für Personen mit Behinderung oder chronischer Krankheit einreichen. Eine Umschichtung von Mitteln wie im Addendum beschrieben ist daher im Moment nicht notwendig. Sollten die durch die Nationalagentur reservierten Mittel nicht ausreichen, kann von der Umschichtungsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden.

Abbrüche von Aufenthalten und höhere Gewalt

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  • Ja. Für den Fall, dass aufgrund einer Verschlimmerung der Covid-19-Situation im Gastland eine frühzeitige Rückreise oder ein Storno des geplanten Aufenthalts notwendig werden und hierfür Kosten anfallen, die nicht rückerstattet werden, kann weiterhin – wie auch bereits im Zeitraum Februar bis Juni 2020 – das Prinzip der höheren Gewalt angewendet werden. Diese Fälle sind nach den bisher geltenden Prinzipien an die Nationalagentur zu melden, die in weiterer Folge über die abrechenbaren Kosten entscheidet.

  • Aufenthalte, die aufgrund von Covid-19 abgebrochen werden müssen, können, laut den Vorgaben der Europäischen Kommission, als Fälle höherer Gewalt eingestuft werden.

    Sofern durch den Abbruch besondere Kosten entstanden sind, können diese unter bestimmten Umständen abgerechnet werden. Die Nationalagentur orientiert sich hier an den Reisewarnungen des österreichischen Außenministeriums. Sonderkosten aufgrund der Covid-19-Pandemie können dann als Fall höherer Gewalt eingestuft werden, wenn für das Gastland oder die Region eine Reisewarnung ausgesprochen wird oder der/die Teilnehmer/in am Mobilitätsprogramm von Maßnahmen betroffen ist, die eine Fortführung des Aufenthalts unmöglich machen (z.B. Betriebsschließungen).

    Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Informationen zur Abrechnung von Erasmus+ Studienaufenthalten und Praktika innerhalb der Programmländer, die Sie hier finden.

Dokumentation der Mobilitäten in MT+

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  • In MT+ werden in Bezug auf den Mobilitätstyp nunmehr drei Varianten unterschieden. „Physical mobility“ bezeichnet eine physische Mobilität im Gastland. Mit „Virtual mobility“ ist eine aufgrund von Covid-19 vom Heimatland aus durchgeführte virtuelle Aktivität gemeint. „Blended mobility“ bezeichnet eine Kombination aus den ersten beiden Varianten, wobei sich hier die Zeiträume von physischer und virtueller Mobilität nicht überschneiden dürfen. Mobilitäten des Typs "Virtual" oder "Blended" können nur bei Vorliegen von Force majeure, die den Antritt bzw. die Fortsetzung einer physischen Mobilität verhindert, ausgewählt werden. Beim Erfassen eines Datensatzes ist der jeweilige Mobilitätstyp anzugeben.

    Die außergewöhnlichen Kosten (exceptional costs) sind für KA103 im Reiter „Budget“ analog zu den OS-Mitteln als Einzelbetrag für das gesamte Projekt einzutragen. Im Bereich KA107 müssen die außergewöhnlichen Kosten hingegen den Mobilitäten zugeordnet werden, für die sie verwendet wurden und sind daher direkt im jeweiligen Mobilitätsdatensatz (nur möglich bei Auswahl des Mobilitätstyps „Virtual“ oder „Blended“) zu vermerken. Für nähere Informationen sowie technische Details beachten Sie bitte die Hinweise im MT+ Data Dictionary, verfügbar auf der Startseite von Mobility Tool+.